Adalah Shari Franey seorang CEO dari Performance Personnel di Ephrata Pennsylvania-AS yang mengatakan 'Jika seorang penjual tidak tahu apa yang telah dilakukan oleh penjual lainnya, kita kehilangan semua knowledge'. Ia berpendapat bahwa KM adalah proses yang digunakan untuk memastikan bahwa jika seseorang tahu kan suatu hal maka semua orang juga perlu tahu tentang hal itu. Sebuah proses pemerataan knowledge yang menegaskan bahwa kepentingan perusahaan adalah di atas kepentingan orang per orang. Contoh ini adalah aplikasi sederhana KM yang menjelaskan sekali lagi bagaimana perlunya proses knowledge-sharing dalam organisasi.

Kemudian timbul pertanyaan, bagaimana secara praktis kita dapat memulai langkah untuk menerapkan KM di organisasi?

Pertama. Untuk merespon setiap perubahan, bagaimana perusahaan dapat mengetahui tingkat kecerdasaan perusahaan (corporate intelligence)? Bagaimana kecerdasan perusahaan dapat meningkatkan laba, mind share, kecepatan dalam inovasi, dan time to market yang pendek? Untuk itu perlu dilakukan pengumpulan data tingkat knowledge yang dimiliki oleh organisasi untuk mencari jawaban setiap orang tentang: "Tahu apa yang ia ketahui", "Tahu apa yang ia tidak ketahui", "Tidak tahu apa yang ia ketahui" dan "Tidak tahu apa yang ia tidak ketahui". Kelompok pertanyaan ini jika dijabarkan akan menjadi sederetan pertanyaan seperti:

• Apakah anda mengetahui bahwa anda mempunyai potensi knowledge yang belum dimanfaatkan secara maksimal oleh organisasi?
• Apakah anda mengetahui bahwa rekan kerja (internal maupun external departemen) anda mempunyai potensi pengetahuan dan keahlian yang belum dimanfaatkan secara maksimal oleh organisasi?
• Apa kendala dari pertanyaan a dan b?
• Berapa banyak yang anda ketahui bahwa semua orang dalam organisasi tahu bahwa sesuatu harus dilakukan tetapi tidak/belum dilakukan?
• Berapa lama kondisi itu telah berlangsung?
• Apakah ada pengaruhnya secara langsung terhadap layanan kepada pelanggan? Pertanyaan-pertanyaan tersebut terus menerus secara berkala diajukan sampai dengan organisasi dapat memetakan semua potensi knowledge yang masih tersembunyi dalam organisasi.

Kedua. Penulis menyebutnya sebagai aktivitas sharing vision (menjelaskan visi dan misi) dalam bentuk yang mudah dioperasionalisasikan oleh seluruh level dalam organisasi. Untuk menuju perusahaan yang bertumpu pada knowledge, sharing vision mempunyai penekanan membangun dan mengasah kemampuan analisa setiap pesertanya. Oleh karena itu, data dan informasi kondisi perusahaan yang termutakhir sangat berperan untuk keperluan analisa dan keputusan tindakan selanjutnya.

Ketiga, memberi muatan knowledge setiap fungsi kerja dalam organisasi dengan melihat alur Input-Process-Output (I-P-O). Misalnya, seorang tenaga penjual menerima target penjualan lengkap dengan product knowledge dll-nya. Ini adalah knowledge dasar yang mutlak diperlukan dalam tahap Input alur kerja si penjual. Dalam tahap Process, ia memerlukan bekal knowledge tentang berbagai strategi yang dapat digunakan. Dari berbagai alternatif strategi yang pada tahap proses, pada tahap Output diperlukan knowledge yang langsung siap dipraktekkan dalam melakukan aktivitas penjualan.

Seluruh knowledge yang selalu dikembangkan di setiap tahap I-P-O tersebut diharapkan hasilnya akan membuat orang bekerja dengan cara yang makin cerdas. Yang akan lebih dahsyat lagi dampaknya, jika semua knowledge yang disyaratkan dalam tiap tahap I-P-O dilengkapi dengan ketrampilan untuk menggunakan teknologi informasi sebagai alat bantu.

Pengalaman penulis, bila dilakukan secara konsisten, ketiga langkah awal di atas membuat organisasi akan lebih mempunyai kelenturan terhadap perubahan yang disebabkan oleh tuntutan pasar. Pula dalam waktu yang lebih singkat dapat diluncurkan produk baru yang sesuai dengan keinginan pelanggan.

Sayapun percaya bahwa banyak mutiara tersembunyi dalam organisasi perusahaan Anda, pembaca. Adalah tantangan kita bersama untuk menyelam mencari butir-butir mutiara tadi, untuk kita rangkai menjadi untaian mutiara kecerdasan yang mengalungi organisasi.

Lendy Widayana adalah moderator pada mailing list Indonesia Knowledge Management Community. Beliau juga aktivis bidang TI di Komunitas Peduli Belajar (Tali Ajar) Malang. Saat ini bekerja sebagai Direktur Eksekutif Ciputra Cyber Institute Surabaya. Tulisan ini pernah dimuat di harian Radar Malang tanggal 23 Maret 2004.

Demikian tulisan singkat mengenai mempraktekkan knowledge management. Semoga bermanfaat bagi Anda semuanya. Saran dan komentar bisa dilayangkan langsung ke lendy@ciputracyberinstitute.com. Untuk membaca tulisan menarik lainnya silakan menuju ke situs Sony AK Knowledge Center di www.sony-ak.com.

Terimakasih.