Knowledge Management (KM) adalah sistem yang diciptakan agar knowledge (pengetahuan + pengalaman) organisasi dapat selalu terdokumentasi dan dapat diambil dengan cepat. Tujuannya, agar perusahaan tidak selalu mengulangi aktivitas yang sama secara berulang-ulang yang akan banyak menyita waktu, biaya dan kehilangan kesempatan. Contoh paling mudah dari penerapan prinsip ini adalah ketika perusahaan baru saja merekrut karyawan baru untuk posisi pemasaran. Seorang karyawan baru selain dibekali dengan daftar uraian tugas dan tanggung jawab (job description) dan serangkaian pelatihan tentang tugas pokoknya, lebih dari itu ia memerlukan seperangkat knowledge perusahaan dalam menghadapi pasar riil selama ini. Apabila dokumentasi knowledge perusahaan tersedia dan membentuk apa yang disebut sebagai memori organisasi (organizational memory), si karyawan baru itu akan lebih cepat dan mudah belajar serta berdaptasi dengan tuntutan pekerjaannya. Memori organisasi yang terdokumentasi juga bermanfaat agar setiap orang dapat belajar dan menghindari kesalahan-kesalahan yang pernah dilakukan organisasi pada masa lalu. Oleh karena itu, apabila memori organisasi dapat mencakup semua fungsi dalam perusahaan, melalui evaluasi yang menyeluruh akan diperoleh kesimpulan bahwa ternyata banyak aktivitas baru yang tidak selalu harus dimulai dari nol, sehingga sebenarnya banyak hal yang dapat dihemat. Pada gilirannya, waktu dan biaya akan dapat difokuskan untuk meningkatkan kemampuan inovasi produk atau jasa perusahaan kepada pelanggan.

Iklim inovasi dalam perusahaan
Jika efisiensi waktu dalam bekerja telah tercapai sehingga waktu yang tersedia dapat dialokasikan untuk melakukan inovasi, sejalan dengan itu upaya yang dilakukan adalah penciptaan iklim yang inovatif dalam perusahaan. Seorang pemimpin perusahaan perlu menyadari bahwa iklim yang inovatif tidak datang begitu saja. Menurut J.P.J De Jong dan R. Kemp (2003) kondisi-kondisi yang mendorong inovasi dalam perusahaan adalah:

1. Selalu ada tantangan kerja
2. Keleluasaan untuk menentukan cara kerja yang berorientasi pada hasil
3. Arah yang jelas dari perusahaan
4. Iklim yang selalu mendukung gagasan baru
5. Kontak eksternal yang intensif dengan pelanggan, rekanan, pemasok, bahkan pesaing
6. Identitas perbedaan yang jelas dengan pesaing
7. Adanya permintaan (demand) yang selalu bervariasi.

Dalam iklim yang inovatif untuk menghasilkan produk atau jasa secara lebih baik, lebih murah dan lebih cepat, perubahan adalah denyut nadi organisasi. Kalau tidak ada yang berubah, tidak ada hal baru setiap hari, gairah kerja akan menjadi menurun. Hal ini berbeda dengan kondisi organisasi yang umumnya bersifat statis dan takut melakukan perubahan, karena memang harus diakui pula bahwa seluruh tuntutan perubahan pada umumnya akan membuat rasa kurang nyaman dalam atmosfir organisasi. Ibarat awak kabin pesawat udara yang terlatih, dalam keadaan segenting apapun ia harus dapat dapat menenangkan semua penumpang yang ada di dalam pesawat, maka seorang pemimpin dalam organisasi secara kontinyu harus dapat memberi semangat sekaligus ketenangan dan pengertian bahwa organisasi hidup di alam yang selalu berubah.

Lendy Widayana adalah aktivis bidang TI komunitas Tali Ajar. Saat ini bekerja sebagai Direktur Eksekutif Ciputra Cyber Institute Surabaya.

Demikian tulisan singkat mengenai mengelola informasi untuk perusahaan. Semoga bermanfaat bagi Anda semuanya. Saran dan komentar bisa dilayangkan langsung ke lendy@ciputracyberinstitute.com. Untuk membaca tulisan menarik lainnya silakan menuju ke situs Sony AK Knowledge Center di www.sony-ak.com.

Terimakasih.