GDSS merupakan suatu sistem interaktif berbasis komputer yang memfasilitasi solusi dari masalah-masalah semi-terstruktur dan tidak terstruktur oleh sekelompok pengambil keputusan. Komponen-komponen dari GDSS adalah: Hardware, Software, People dan Procedures.

Komponen-komponen tersebut disusun untuk mendukung proses yang mengantarkan pada suatu keputusan. Karakteristik penting dari suatu sistem GDSS antara lain:

• Dirancang dengan tujuan agar bisa mendukung kelompok pengambil keputusan dalam melakukan pekerjaannya.
• Mudah dipelajari dan digunakan. GDSS bisa digunakan oleh user dari berbagai tingkatan pengetahuan yang berhubungan dengan pengolahan dan dukungan terhadap keputusan.
• Bisa dirancang untuk satu jenis masalah atau untuk berbagai tingkatan keputusan.
• Bisa membantu menghasilkan ide-ide baru, memecahkan konflik, dan memberi kebebasan dalam “berekspresi” kepada penggunanya.
• Memiliki suatu mekanisme internal yang dapat menghindari sifat-sifat negatif dari kelompok, seperti konflik yang disebabkan kesalahpahaman dan “groupthink.”
• Sistem informasi yang dirancang khusus, bukan hanya konfigurasi komponen-komponen dari sistem yang sudah ada saja.

Tujuan dari GDSS adalah untuk meningkatkan produktifitas dari rapat pengambilan keputusan, baik dengan mempercepat proses pengambilan keputusan ataupun dengan meningkatkan kualitas dari keputusan yang dihasilkan, atau keduanya. Hal ini bisa terwujud dengan menyediakan dukungan terhadap pertukaran ide-ide, opini, dan pilihan-pilihan di dalam kelompok.

GDSS bisa meningkatkan proses pengambilan keputusan melalui:

• Mendukung pemrosesan informasi dan ide yang dihasilkan oleh peserta secara paralel.
• Memungkinkan kelompok yang lebih besar dengan informasi, pengetahuan, dan kemampuan yang lebih besar untuk ikut serta dalam rapat yang sama.
• Membolehkan kelompok untuk menggunakan teknik dan metoda, baik yang terstruktur maupun tidak terstruktur.
• Menawarkan akses yang cepat dan mudah terhadap informasi yang bersifat eksternal.
• Memungkinkan diskusi melalui komputer dilakukan secara tidak berurutan.
• Menghasilkan hasil pemungutan suara secara cepat.
• Menyediakan struktur dari kegiatan perencanaan, dengan tetap menjaga kelompok agar tetap fokus pada tugasnya.
• Memungkinkan beberapa user untuk berinteraksi secara serempak.
• Mencatat semua informasi yang melewati sistem secara otomatis untuk analisis di masa mendatang.

Komponen GDSS
GDSS generasi pertama dirancang untuk mendukung rapat face-to-face dalam suatu ruangan yang disebut sebagai decision room. GDSS tersebut tersusun atas hardware, software, people, dan procedures.

HARDWARE
Suatu kelompok bisa menggunakan dua jenis dasar dari konfigurasi hardware. Pertama adalah sebuah decision room, suatu fasilitas GDSS dirancang untuk pertemuan/rapat secara elektronik. Sistem juga bisa digunakan untuk video teleconferencing antar kelompok.

Konfigurasi yang kedua pada dasarnya merupakan suatu kumpulan komputer, masing-masing dilengkapi dengan keypad untuk keperluan voting dan aktifitas groupware lainnya. Semuanya bisa berada dalam lokasi yang sama atau berbeda. Komputer-komputer tersebut biasanya mudah dioperasikan, merupakan bagian dari suatu jaringan, dan bisa terhubung ke internet. Sebagian besar aplikasi-aplikasi GDSS saat ini bukan untuk rapat secara face-to-face, melainkan untuk mendukung rapat secara virtual (tersebar).

SOFTWARE
Perangkat lunak GDSS pada umumnya merupakan sekumpulan tools atau paket yang terintegrasi ke dalam sebuah sistem yang luas. Perangkat lunak GDSS (seperti GroupSystems dan eroom.com) memiliki modul-modul seperti idea generation, idea organization, prioritizing (melalui pengambilan suara), dan policy formulation. Perangkat lunak ini bisa digunakan dalam suatu decision room atau digunakan untuk sekelompok orang yang berada di tempat yang terpisah, tentunya menggunakan teknologi internet atau intranet. Groupware seperti Lotus Notes/Domino menawarkan kemampuan semacam ini.

Paket perangkat lunak yang lengkap sudah dapat mendukung penanganan konflik diantara peserta rapat (participant), menyediakan komunikasi dengan basis data komersil (dari pihak ketiga), dan memungkinkan pelaksanaan analisa kuantitatif. Perangkat lunak tersebut bahkan sudah memasukkan kemampuan artificial intelligent seperti intelligent agent.

PEOPLE
Komponen ini (people) terdiri dari anggota dan seorang fasilitator. Fasilitator tersebut berada di satu tempat dalam setiap pertemuan face-to-face. Dia juga bisa melakukan koordinasi anggota kelompok yang tersebar dan melayani kelompok tersebut sebagaimana halnya seorang “sopir”, mengoperasikan perangkat lunak dan perangkat keras GDSS dan menampilkan informasi yang diminta kelompok sesuai kebutuhan. Pertemuan tersebar biasanya memang membutuhkan seorang koordinator.

PROCEDURES
Komponen terakhir GDSS adalah prosedur yang memungkinkan kemudahan operasi dan penggunaan teknologi secara efektif yang dilakukan oleh anggota kelompok. Prosedur-prosedur menggambarkan peran dari fasilitator dan anggota, urutan dari sejumlah aktifitas, dan dukungan teknologi yang akan digunakan.

Penerapan GDSS
Sudah banyak perusahaan yang menerapkan GDSS. Contohnya adalah perusahaan Internal Revenue Service yang menggunakan GDSS untuk mengimplementasikan program peningkatan kualitas yang berdasarkan pada partisipasi dari sejumlah tim yang berkualitas. GDSS sangat membantu dalam mengidentifikasi masalah, menghasilkan dan mengevaluasi ide-ide, serta membangun dan mengimplementasikan solusi. Contoh lainnya adalah industri mobil di Eropa yang menggunakan GDSS untuk menguji lingkungan bisnis di bidang otomotif dan melakukan “ramalan” untuk sepuluh tahun ke depan yang diperlukan untuk perencanaan strategis. Dan masih banyak lagi yang lainnya.

GDSS vs GSS
Di kemudian hari nama GDSS berubah menjadi GSS (Group Support System), karena ternyata kegiatan dalam rapat kelompok ini berupa diskusi-diskusi dan kegiatan-kegiatan lain yang tidak berhubungan langsung dengan pengambilan keputusan. GSS lebih merupakan kegiatan penelitian sebuah topik daripada praktek umum dalam bisnis, walaupun pengalaman menunjukkan GSS sangat potensial dalam meningkatkan pengambilan keputusan.

Fasilitas GSS dewasa ini sudah meliputi:

• Display: Layar workstation yang menampilkan materi presentasi yang sudah dipersiapkan pada seluruh anggota dan partisipan grup.
• Electronic BrainStorming: Partisipan saling berbagi dan mengirimkan komentarnya melalui layar komputer tanpa diketahui nama pengirimnya.
• Topic Commenting: Partisipan dapat menambah komentar dan ide-ide yang sebelumnya sudah dikemukakan oleh partisipan yang lainnya.
• Issues Analysis: Partisipan mengidentifikasi dan mengkonsolidasi hal-hal utama yang dibentuk pada saat “brainstorming”.
• Voting: Partisipan menggunakan komputer untuk memilih topik, dengan membuat urutan prioritas dari topik-topik tersebut.
• Alternative evaluation: Komputer membuat rangking dari keputusan-keputusan alternatif berdasarkan masukan dari para user dan partisipannya.

Fenomena GSS yang penting adalah memungkinkan para partisipannya memasukkan dan mengirimkan idenya tanpa diketahui identitasnya. Tidak seperti pada rapat pada umumnya, pada sesi “brainstorming” jarang terjadi pembicaraan dan semua partisipan berkomentar dengan menggunakan tangan. Dengan nama yang tidak diketahui membuat semua anggota grup dapat berpartisipasi. Ini untuk menghindari dominasi secara individu maupun sekelompok orang dalam rapat (groupthink). Metode ini cenderung juga meningkatkan konflik, karena komentar yang dikirim secara elektronis dan tanpa nama cenderung “kurang sopan” dan lebih bebas daripada komentar yang disuarakan.

Referensi

• James A. O’Brien, Managing Information System: A Managerial End User Perspective, Richard D. Irwin Inc., Boston, 1990.
• Steven Alter, Information Systems: Foundation of E-Business, 4th Edition, Pearson Education Inc., Upper Saddle River, New Jersey, 2002.
• Turban et al, Information Technology for Management: Transforming Business in the Digital Economy, 3rd Edition, John Wiley & Son, 2002.

Demikian tulisan mengenai group support system sebagai suatu sistem kolaborasi pada organisasi. Semoga bermanfaat bagi Anda semuanya. Jika ada saran atau komentar bisa dilayangkan ke arioss@softhome.net. Untuk membaca tulisan menarik lainnya silakan menuju ke situs Sony AK Knowledge Center dengan alamat di www.sony-ak.com. Kirimkan tulisan atau artikel Anda kepada kami melalui e-mail article@sony-ak.com.

Terima kasih.