Penggunaan instant messaging dalam lingkungan kantor ini memang bagaikan pedang bermata dua, karena bisa meningkatkan produktivitas dan juga nilai bagis bisnis, tetapi di sisi lain bisa pula menimbulkan kerugian bagi perusahaan karena tidak digunakan dengan efektif. Awalnya orang berkomunikasi dengan partner bisnis dengan menggunakan telepon atau e-mail. Dengan munculnya instant messaging, maka seperti muncul suatu alternatif menarik untuk berkomunikasi melalui media teks di internet. Ya benar, instant messaging merupakan versi teks dari komunikasi telepon. Oleh karena itu saat ini banyak bisnis baik yang kecil maupun besar, saat ini menggunakannya sebagai suatu media komunikasi yang efektif. Pada berbagai kasus, penggunaan instant messaging bisa menggantikan fungsi e-mail atau masalah-masalah yang sering timbul pada e-mail. Salah satu kelebihan dari instant messaging adalah kecepatan dalam penyampaian informasi, misalnya ada kejadian bencana alam di Aceh beberapa saat yang lalu, informasi detailnya bisa disampaikan dengan cepat melalui media instant messaging ini.

Ada suatu hasil riset menarik dari Gartner Group bahwa mereka memprediksikan di tahun 2005, instant messaging akan mampu melewati e-mail sebagai suatu alat komunikasi utama di internet. Ini sangat menarik untuk dicermati, karena instant messaging pada kenyataannya memang bisa meningkatkan nilai kolaborasi bagi dunia bisnis dan sekaligus juga membuka peluang relasi baru. Namun demikian, dibalik semua kesempatan baik itu selalu ada resiko dari hasil penggunaannya.

Melalui kesempatan kali ini akan kami sajikan beberapa tips menarik seputar penggunaan instant messaging dalam dunia bisnis, khususnya apa yang BISA dilakukan dan apa-apa yang sebaiknya TIDAK dilakukan.

1. Sebaiknya ada kebijakan dalam penggunaan instant messaging di dalam kantor.
   Jika Anda seorang pemilik perusahaan dan di dalam perusahaan yang Anda pimpin menggunakan instant messaging dalam aktivitasnya, maka usahakan aktivitas instant messaging ini digunakan dengan benar. Maksudnya adalah gunakan instant messaging sebagai media komunikasi dengan pelanggan atau rekan bisnis dan bukannya justru terlalu banyak digunakan untuk kepentingan pribadi. Perusahaan sebaiknya memiliki suatu panduan umum bagi karyawan dalam penggunaan instant messaging di lingkungan kantor. Sosialisasikan dan evaluasi kebijakan tersebut secara periodik dengan baik sehingga karyawan tidak merasa tertekan dengan berbagai peraturan yang ada. Di Indonesia penggunaan instant messaging ini sudah semakin banyak digunakan untuk bisnis, contohnya adalah penggunaan Yahoo! Messenger sebagai sarana support dalam bisnis web hosting. Di mana pelanggan suatu jasa web hosting bisa mendapatkan support yang cepat dan murah melalui instant messaging.
2. Jangan gunakan instant messaging untuk berkomunikasi sesuatu hal yang sifatnya sensitif atau rahasia.
   Walaupun instant messaging sudah disebutkan di atas sebagai media kolaborasi yang sangat cepat dan praktis, tetapi dalam hal bisnis sebaiknya tidak digunakan untuk menyampaikan informasi-informasi yang sifatnya sensitif seperti info keuangan, data pribadi, perbankan dan lain sebagainya. Instant messaging sebaiknya digunakan misalnya untuk melaporkan status proyek, waktu meeting atau menanyakan hal-hal yang umum lainnya.
3. Organisir daftar kontak Anda. Pisahkan antara kontak untuk bisnis dan kontak dengan teman atau keluarga.
   Daftar kontak pada instant messaging atau yang sering disebut dengan "buddy list" adalah daftar ID atau username dari rekan-rekan Anda. Jika daftar kontak Anda semakin banyak maka suatu hal yang bijaksana jika Anda mulai melakukan klasifikasi terhadap daftar kontak Anda agar tidak bingung. Pisahkan antara kontak bisnis dengan yang non-bisnis. Buatlah group dalam aplikasi instant messaging Anda untuk mewakili masing-masing daftar kontak Anda. Sosialisasikan pula hal ini kepada seluruh karyawan pada perusahaan Anda.
4. Jangan perbolehkan penggunaan instant messaging yang terlalu sering untuk keperluan pribadi.
   Anda sebagai bos juga pasti terkadang melakukan panggilan telepon pribadi dari kantor, mengirim e-mail pribadi dari kantor dan melakukan chat melalui instant messaging untuk keperluan pribadi. Hal ini adalah wajar dan lakukan semua hal tersebut seminimum mungkin. Katakan dan sosialisasikan pula hal tersebut pada seluruh karyawan Anda. Bagi penggunaan instant messaging hal ini harus lebih ditekan lagi, misalnya mereka hanya boleh chatting hanya pada jam di luar kantor atau istirahat. Katakan pula bahwa mereka boleh saja melakukan chat melalui instant messaging selama hal tersebut bisa meningkatkan nilai bisnis bagi perusahaan atau bahkan bisa membawa pelanggan baru bagi perusahaan. Ini merupakan sesuatu yang harus disebutkan di dalam kebijakan penggunaan instant messaging dalam perusahaan Anda.
5. Jangan lupa, pesan dalam instant messaging bisa disimpan.
   Anda terkadang berpikir bahwa dengan chat menggunakan instant messaging maka semua kata-kata dalam chat Anda tidak akan bisa dilihat orang. Itu adalah pemikiran yang salah. Seringkali instant messaging ini menjadi ajang gosip, misalnya ngobrol mengenai sikap bos yang kurang baik, keadaan kantor yang tidak enak dan lain sebagainya. Jangan lupa, bahwa semua perkataan Anda melalui instant messaging bisa disimpan baik di sisi Anda ataupun di sisi penerima. Lawan bicara Anda bisa saja meng-copy paste hasil chat dengan Anda ke dalam dokumen notepad atau MS Word. Adalah berbahaya jika rekaman tersebut bisa jatuh ke tangan yang salah. Intinya Anda harus berhati-hati jika ngobrol melalui instant messaging. Ini juga berlaku bagi komunikasi melalui e-mail.
6. Hati-hati terhadap bahaya virus melalui instant messaging.
   Kebanyakan aplikasi instant messaging saat ini memiliki fitur transfer file. Parahnya fitur ini bisa mempercepat penyebaran virus komputer yang biasanya terdapat pada file-file yang dipertukarkan melalui instant messaging. Jika Anda ingin sering melakukan aktivitas transfer file melalui instant messaging yang berhubungan dengan bisnis Anda, maka sebaiknya Anda memasang aplikasi personal firewall pada komputer Anda untuk semakin meminimalkan resiko terhadap gangguan virus atau worm.
7. Jangan sebarkan informasi personal melalui instant messaging.
   Jangan terlalu percaya dengan instant messaging untuk menyampaikan informasi yang sifatnya pribadi, seperti data kartu kredit dan data keuangan lainnya. Mengapa demikian? Data teks chat Anda sebenarnya dikirimkan terlebih dahulu ke server si instant messaging dan kemudian baru disampaikan ke tujuan kontak Anda. Dalam perjalanan data tersebut apapun bisa terjadi dan kemungkinan terjeleknya adalah ada hacker yang bisa melihat data Anda tersebut. Untuk itu hati-hatilah dalam menyebarkan data yang sifatnya penting, pribadi dan rahasia. Jika Anda ingin menyampaikan informasi-informasi rahasia tersebut, maka kirimkanlah data tersebut melalui e-mail yang terenkripsi.
8. Gunakan instant messaging sesederhana mungkin, to-the-point saja.
   Jangan gunakan instant messaging untuk hal-hal yang terlalu bertele-tele. Misalnya chat yang tidak berguna atau bergosip. Jika Anda menggunakan instant messaging untuk bisnis maka gunakan seperlunya dan gunakan hanya benar-benar untuk mendapatkan atau menyampaikan informasi yang penting. Ini akan membuat instant messaging lebih efektif dan mendatangkan nilai tambah bagis bisnis Anda.
9. Jangan membuat username atau ID instant messaging yang membingungkan.
   Username instant messaging, seperti halnya alamat e-mail, sebaiknya dibuat dengan jelas dan konsisten di dalam lingkungan bisnis Anda. Jangan membuat username yang membingungkan orang lain untuk berkomunikasi. Selain itu selalu gunakan pesan status instant messaging yang benar dan informatif. Misalnya saja ketika Anda tidak di depan komputer karena sedang meeting, maka pasang status "On Meeting" pada instant messaging Anda, sehingga rekan Anda akan mengerti dan tidak akan melalukan kontak terhadap Anda pada saat tersebut.

Referensi

• Monte Enbysk, 10 tips for using instant messaging for business, microsoft.com

Demikian tulisan singkat mengenai tips penggunaan instant messaging yang efektif bagi dunia bisnis. Semoga berguna bagi Anda semuanya. Jika ada komentar atau saran bisa dikirimkan melalui pratiwi.mileniawati@gmail.com. Untuk membaca tulisan menarik lainnya silakan menuju ke situs Sony AK Knowledge Center dengan alamat di www.sony-ak.com.

Terima kasih.